Bestyrelsesarbejdet i AMC

Det er vigtigt for en god og aktiv klub at have en god og aktiv bestyrelse. Det er bestyrelsen der skal tage initiativer til klubbens aktiviteter og bestyrelsen skal støtte op omkring medlemmernes initiativer.

Det kan måske virke som en overvældende opgave at sidde i bestyrelsen, men så galt er det ikke. Her kan du læse hvordan bestyrelsen er skruet sammen og hvilke opgaver der er.

Bestyrelsen fordeler et antal roller på bestyrelsesmedlemmerne. Her er en kort beskrivelse af rollerne:

Formanden

Det er formandens primære ansvar at repræsentere foreningen i forhold til omverdenen, fx offentlige myndigheder, Modelflyvning Danmark og Idrætssamvirket Århus samt øvrige samarbejdspartnere.

Formanden er desuden ansvarlig for alle lovpligtige og vedtægtsmæssige aktiviteter samt klubbens drift og velgående i det hele taget.

Heldigvis er formanden ikke ene om alt dette. Han har en hel bestyrelse og en hel klub fuld af medlemmer til at hjælpe sig. Som leder kan og skal formanden delegere opgaverne ud til folk, der kan løse dem. Men som bekendt kan man uddelegere opgaver men man kan ikke uddelegere ansvar. Man kan godt give ansvar videre, men man slipper ikke selv af med det, selv­om man delegerer det videre.

Formanden indkalder til det nødvendige antal bestyrelsesmøder. Formanden indkalder også til en årlig generelforsamling, hvortil han forfatter og præsenterer bestyrelsens beretning.

Det kræver egentlig ikke så meget tid at være formand, men den kræver opmærksomhed hele tiden.

Sekretæren

Sekretæren løser klubbens administrative opgaver, bortset fra regnskabet. Sekretæren tager referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamling og sekretæren står også for at udsende brevpost til medlemmerne. Nu til dags begrænser brevposten til medlemmerne sig til AMC-nyt og materialet forud for generalforsamlingen.

Oftest vil formanden bede sekretæren om at arrangere bestyrelsesmøder.

Medlemmernes forslag til generalforsamlingen sendes til sekretæren der samler dem og præsenterer dem for bestyrelsen.

Kassereren

Kassereren skal først og fremmest føre regnskabet. Det er kassererens ansvar at regnskabet er retvisende og at sikre, at der ikke udbetales penge uden behørig bilagsdokumentation. Kassereren modtager regninger til betaling eller til refundering som medlemsudlæg.

Kassereren skal i løbet af året forsyne formanden og bestyrelsen med de ønskede økonomiske informationer.

Forud for generalforsamlingen skal kassereren udarbejde et afsluttet regnskab for det foregående år og få det godkendt og underskrevet af klubbens revisor.

Kassereren vil ligeledes inden generalforsamlingen udarbejde et budgetforslag for det kommende (på det tidspunkt påbegyndte år) til behandling i bestyrelsen.

Endelig varetager kassereren hele medlemsadministrationen dvs. modtager og behandler indmeldelse af nye medlemmer, opkræver kontingent og indrapporterer årligt til hhv. Kommunen og DGI.

Pladsformanden

Den tidsmæssigt mest krævende opgave og den som kræver mest opmærksomhed er pladsformandens.

Det er nok også i praksis den vigtigste rolle af dem alle. Flyvepladsen og banerne er klubbens vigtigste aktiv. Det er afgørende for glæden ved og muligheden for at flyve, at banerne er velholdte og plejede.

Det er pladsformandens ansvar at flyvepladsen hele tiden er i god brugbar stand. Det gælder ikke kun startbanerne, men også flyvepladsområdet og klubhuset.

Det er en stor opgave, og det er vigtigt at pladsformanden forstår at uddelegere sine opgaver. Kniber det med at uddelegere, går pladsformanden hurtigt kold i den store arbejdsbyrde.

Pladsformanden sammensætter et plæneklipperhold, som mindst en gang om ugen skal klippe startbaner og området. Pladsformanden kan sammensætte andre arbejdshold til at udføre rutineopgaver. Til større enkeltstående opgaver skal pladsformanden samle et arbejdshold til den aktuelle opgave og han skal planlægge og lede arbejdet.

For egen regning vil jeg foreslå bestyrelsen at opgaven gøres mere overkommelig ved at den fordeles på 2 bestyrelsesmedlemmer.

PR-chefen

PR-chefens rolle er faktisk vigtig rolle for klubben. Som modelflyveklub er vi ikke just elsket af vores omgivelse. Og det bliver ikke bedre i de kommende år, hvor støjni­veauet stadig vil stige. PR-chefen kan ikke reducere støjen, men han kan holde god dialog med naboerne og med de lokale medier.

Han kan også være opmærksom på de åbne arrangementer der foregår i Lystrup og omegn og tilbyde udstillinger og flyveshows, som det skete ifm. Vestas i 2011.

De løse opgaver

Ud over bestyrelsens egentlige roller er to lidt større opgaver, som i de fleste perioder er blevet varetaget af et bestyrelsesmedlem, men som udmærket kunne delegeres til et eller flere medlemmer.

Rollen som WEB-master er blevet ret overskueligt nu hvor vi har fået den nye Jomla WEB, hvor det er muligt at uddelegere opdateringsopgaverne på flere personer.

Den kunne være sekretærens opgave at opdatere webben med klubinformationer, men ind til videre ligger det hos bladredaktøren.

Opgaven som bladredaktør

Har man lyst og forudsætninger for at redigere et lille klubblad, er det faktisk en spændende opgave.

Som redaktør skal man samle og redigere oplysninger til medlemmerne, fx klubkalender, annoncering af aktiviteter og velkomst til nye medlemmer. Det er også vigtigt for bladet at det indeholder medlemmernes artikler, hvor medlemmerne kan beskrive oplevelser for hinanden eller præsentere deres projekter. Desværre viser erfaringen at det er svært at samle artikler fra medlemmerne, så redaktøren er nødt til at kunne skrive artiklerne selv, evt. på grundlag af interviews.

Redaktøren står for trykning og udsendelse af bladet, men kan indkalde bestyrelse og medlemmer til at hjælpe med kuvertering og forsendelse.

Bladet skal udkomme i april, juli, oktober og december.