Som alle små foreninger og klubber vedligeholder AMC et medlemsregister.
Registeret indeholder de nødvendige medlemsoplysninger for at kunne administrere klubben samt nogle supplerende sportsrelaterede oplysninger.
Alle medlemmer kan henvende sig via valideret E-mail(1) til kassereren for at få indsigt i de oplysninger, der er registreret om medlemmet.
Medlemsregisteret
Selve registeret drives hos Foreningscentralen, et servicebureau der tilbyder forskellige administrative løsninger til frivillige foreninger.
Systemet tilbyder for nuværende ikke maskinel logning af opslag og ændringer.
Registeret tilgås over internettet og er beskyttet af brugernavn og password i 4 niveau'er:
- Formand og kasserer har priviligeret adgang og kan se og manipulere alle oplysninger dvs. oprette, ændre og slette medlemsoplysninger ifm. den løbende vedligeholdelse.
- Den øvrige bestyrelse har adgang til at se alle oplysninger.
- Medlemmer har via et fælles login adgang til at se et begrænset antal relevante oplysninger
- Gæster (uden login) ingen adgang til data
Se den detaljerede dataoversigt over registerets indhold samt adgange dertil.
Procedurer for vedligeholdelse af medlemsoplysninger
Nyt medlem:
Ønske om medlemskab af klubben sker via en indmeldelsesformular på klubbens hjemmeside (http:/www.amc-rc.dk)
Det nye medlem udfylder en formular på hjemmesiden med relevante oplysninger, herunder sin fødselsdato(2).
Foruden navn og adresse efterspørges nogle administrative oplysninger. Se den detaljerede dataoversigt over registerets indhold
Der efterspørges også et evt. medlemsnummer af landsorganisationen Modelflyvning Danmark. Denne oplysning efterspørges, da et medlemskab af Modelflyvning Danmark er en garanti for at ansøgeren har den i forhold til Trafikstyrelsens Landdronebekendtgørelse lovpligtige ansvarsforsikring.
Såfremt medlemmet optages kvitterer kassereren med en mail indeholdende betalingsoplysninger samt henvisning til klubvedtægter og bestemmelser.
Medlemmet gøres opmærksom på at et medlemskab af Modelflyvning Danmark jf. vedtægterne er en forudsætning for optagelse i klubben som aktivt medlem.
Medlemmet opfordres til snarest muligt at meddele kassereren sit medlemsnummer i Modelflyvning Danmark. Medlemsnummeret registreres i foreningens medlemsregister.
Foruden anvendelse til kontrol af gyldig forsikring, benyttes nummeret også ifm anmeldelse af evt. forsikringsskader.
Udmeldelse:
I flg. AMC's vedtægter sker udmeldelse ved skriftlig henvendelse til formand eller kasserer. Email accepteres. Udmeldelse kan også ske pga. kontingentrestance.
I begge tilfælde registreres medlemmet som udmeldt i medlemsregisteret pr. udgangen af marts i dét år der ér betalt kontingent for. Ifm. restance sker det efter endt rykkerprocedure.
Informationer om udmeldte medlemmer gemmes i fuld detalje i 5 år efter påkrav fra Aarhus Kommune Sport og fritid. Indtil Aarhus Kommune Sport og fritid evt. ændrer dette krav, kan medlemmet ikke forlange sine oplysninger slettet.
Løbende vedligeholdelse:
Løbende vedligeholdelse sker på foranledning af medlemmet der indsender info om flytning, navneændring osv. Hertil kommer evt. ændrede medlemsforhold og erhvervelse et flyvecertifikater.
Kontingentopkrævning.
Foreningscentralen foretager via PBS kontingentopkrævning på vegne af AMC hos AMC's medlemmer.
Denne funktion er den væsentligste grund til at AMC's medlemsregister ligger hos Foreningscentralen.
Dvs. Foreningscentralen har fuld tilgang til alle medlemmers oplysninger - underlagt aftalen med PBS.
(1)
Valideret e-mail vil sige at klubbens kasserer skal forvisse sig om at afsenderadressen er den samme som er registreret om medlemmet i medlemsregisteret.
Hvis mailadressen stemmer, vil medlemmet modtage de ønskede oplysninger om egen registrering.
Hvis mailadressen ikke stemmer, vil kassereren svare på den benyttede mailadresse med opfordring om en opfølgende telefonsamtale, der kan bekræfte forespørgselens autencitet.
(2)
Registrering af medlemmets fødselsdato er et krav fra Aarhus Kommune Sport og Fritid samt Idrætssamvirket Aarhus og DGI Østjylland.
Oplysningen bruges ifm. de årlige medlemstalindberetninger på statistisk form. Der indberettes ingen øvrige personoplysninger.
Indberetningerne tjener som grundlag for udregning af hhv. tilskud fra Kommunen og kontingent hos Idrætssamvirket og DGI.