Køreplan og tjekliste for generalforsamling

Generalforsamlingen afholdes 1 gang årlig i februar.
Klubbens vedtægter beskriver forløbet og giver også dagsordenen.

I denne køreplan er tilføjet praktiske bemærkninger samt hævdvunden praksis, som ikke fremgår af vedtægterne.
Aktiviteter, som er bundet hændelsesmæssigt eller tidsmæssigt af vedtægterne er markeret med blå tekst. Disse hændelser samt tidspunktet for hændelserne kan ikke umiddelbart fraviges og kan være betydende for om den indkaldte generalforsamling er lovlig.

FORBEREDELSE AF GENERALFORSAMLING

VARSLING (§10c)
Vedtægterne fastlægger at senest 15. januar skal generalforsamlingen varsles mht. dato for afholdelse og seneste dato for indsendelse af forslag. Tillige skal fremgå brevpostadresse og mailadresse hvortil forslagene skal sendes.

Læg mærke til forskellen på ’varsling’ og ’indkaldelse’.
Varslingen skal i realiteten blot indeholde datoen for generalforsamlingens afholdelse samt datoen, der er sidste frist for indsendelse af medlemsforslag.
I praksis sker varslingen ved annoncering i det AMC-nyt der udkommer omkring 1. december.
Sker dette ikke, skal varslingen foretages på anden måde inden 15. januar. (§10c)

I varslingen i AMC-nyt skriver vi normalt også hvem der er på valg og om de ønsker genvalg, men det er egentligt at tage forskud på den formelle indkaldelse, og er derfor ikke et krav.
Det skal fremgå af varslingen, at medlemmer der ønsker indkaldelse til generalforsamling fremsendt som brevpost skal meddele dette til sekretæren. (§10e). Det bør tilføjes i varslingen, at dette skal ske senest 1. februar aht. produktions- og forsendelsestiden

Vi lover i varslingen i AMC-nyt, at sekretæren returnerer en email som kvittering for modtagelse af forslag via email, straks når et forslag er modtaget. Der kvitteres ikke for brevpost.

Regnskab og budget

1. Regnskabet afsluttes snarest muligt efter årsskiftet af kassereren.
2. Regnskabet forelægges af kassereren for klubbens revisor til godkendelsen.
3. Forudsat revisorens godkendelse fremlægges regnskabet på bestyrelsesmødet.

Kassereren udarbejder et budgetforslag.

1. Forslaget vil indeholde forventninger til indtægter og de faste omkostninger.
2. Budgetforslaget behandles og tilrettes på bestyrelsesmødet evt. med ekstra aktiviteter, hvorefter det endelige budgetforslag foreligger.

Bestyrelsens beretning

1. Formanden skal skrive udkast til sin og bestyrelsens årsberetning. (§10i)
2. Udkastet behandles og godkendes på bestyrelsesmødet forud for generalforsamlingen til fremlægning på generalforsamlingen.

Beretningen udsendes ikke på forhånd, men om ønsket af bestyrelsen kan den lægges på hjemmesiden før tid.

INDKALDELSE

Der skal i flg. vedtægterne udsendes skriftlig indkaldelse til generalforsamlingen til alle medlemmer senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. (§10e) 

Siden vedtægtsændringen i 2013, er email fyldestgørende som skriftlig udsendelse.
Brevpost skal fremsendes til medlemmer, der gør krav på det. (§10e)

Af indkaldelsen fremgår: (§10e)

• Hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg og om de modtager genvalg
• Hvorvidt formanden er på valg dette år, og om han modtager genvalg
• Det reviderede regnskab evt. med kommentarer
• Bestyrelsens budgetforslag

Indkaldelsen udsendes som en specialudgave af AMC-nyt med email eller som brevpost, hvis der rettidigt er fremsat krav herom fra det enkelte medlem.

MØDEARRANGEMENTET

Mødelokale
Der skal i god tid bestilles mødelokale. Bestillingen påhviler foreningens sekretær.
Det foregår normalt i forsommeren samtidig med bestilling af mødelokaler til vinterens aktiviteter.

Forplejning
Der indkøbes forplejning til generalforsamlingen som til et vinterklubmøde
Der bør som udgangspunkt regnes med omkring 30 deltagere til generalforsamlingen.

Aflysning
Det er oftere sket at snevejr har vanskeliggjort generalforsamlingen – 4 gange på 10 år faktisk.
Derfor kan generalforsamlingen (siden 2010) aflyses indtil kl. 16. samme dag. (§10n)
Formand og kasserer beslutter om der skal aflyses pga. vejrlig.
Aflysningen varsles med det muliges kunst til alle medlemmer.

Aflysninger sker for at undgå at deltagere udsætter sig for risiko ved transport til mødet samt for at undgå generalforsamling med så få deltagere at de ikke kan betragtes som repræsentative. Muligheden for aflysning samt proceduren fremgår af vedtægterne.

Generalforsamlingens forløb
Formanden skal medbringe klubbens dirigentklokke til generalforsamlingen. Den skal være nypudset!
Formanden bør inden generalforsamlingen have aftale med et medlem, om at lade sig vælge som dirigent.

Proceduren er:

1. Kl. 19.30 ringer formanden med klokken.
2. Formanden byder velkommen og giver evt. praktiske bemærkninger om arrangementet.
3. Formanden proklamerer, at der skal vælges en dirigent og foreslår sin kandidat.
4. Formanden spørger forsamlingen, om der er andre forslag til kandidater.
5. Hvis det er tilfældet skal dirigenten vælges ved afstemning og ellers klappes dirigenten ind.

Formanden giver ordet og dirigentklokken til den valgte dirigent, som takker forsamlingen for valget.

Dirigenten skal konstatere om generalforsamlingen er lovligt indkaldt i forhold til vedtægterne og om den dermed er beslutningsdygtig.

A. Hvis det ikke er tilfældet, lukkes generalforsamlingen, og bestyrelsen pålægges at indkaldes en ny generalforsamling efter vedtægterne. Generalforsamlingen skal stadig afholdes inden udgangen af marts.

B. Hvis generalforsamlingen findes lovlig og beslutningsdygtig, fortsætter generalforsamlingen efter dagsordenen.

Dirigenten giver ordet til formanden for aflæggelse af bestyrelsens årsberetning.
Når årsberetningen er aflagt sætter dirigenten den til afstemning.

Hvis årsberetningen nedstemmes lukkes generalforsamlingen og proceduren er herefter som beskrevet nederst i denne køreplan.

Ellers fortsætter generalforsamlingen efter dagsorden.

Når handlingen er overstået takker dirigenten for god ro og orden og giver klokken tilbage til formanden.
Formanden (den gamle, hvis en ny er valgt) takker dirigenten for sit arbejde.
Hermed er generalforsamlingen slut.

 
Hjemmeside og dokumentation

Sekretæren refererer generalforsamlingens forløb og beslutninger. Referatet kaldes en 'protokol'.
Opbygning og formuleringer i protokollen er formaliserede for at undgå tvetydigheder.

Fx omkring valg:

• NN eller forslaget blev valgt med applaus: dvs. der var ingen afstemning. Forslaget eller kandidaten blev klappet ind.
• NN eller forslaget blev enstemmigt valgt/vedtaget: dvs. der var en afstemning og der var enstemmighed
• NN eller forslaget blev valgt: dvs.der var afstemning, men ikke enstemmighed: stemmetallene refereres.

Den oprindeligt siddende eller genvalgte sekretær udarbejder protokollen. Er der en nyvalgt sekretær, bør (ikke skal) vedkommende indbydes af den afgående sekretær til at deltage i skrivning af protokollen.

Protokollen udsendes til alle medlemmer som artikel i det AMC-nyt, der udkommer 1. april samt offentliggøres på hjemmesiden. Protokollen korrekturlæses af bestyrelsen forud for offentliggørelse (mail eller møde).

Hjemmesiden
På hjemmesiden offentliggøres indkaldelse, årsberetning, protokol og referat af det konstituerende møde efterhånden som de foreligger. Årsberetningen kan, men skal ikke, offentliggøres før den er godkendt af generalforsamlingen.
Det påhviler sekretæren at offentliggøre ovenstående. Sekretæren kan aftale at overdrage den tekniske del af arbejdet til foreningens webmaster.

 
KONSTITUERING AF BESTYRELSEN

Det fremgår ikke af vedtægterne, men det er god praksis at bestyrelsen konstituerer sig senest 2 uger efter generalforsamlingens afholdelse og i hvert fald så betids, at konstitueringen og referat af det konstituerende møde kan bringes i AMC-nyt pr. 1/4, dvs. senest 23/3.

Det er ikke et krav, men praksis er, at formandens beretning trykkes i AMC-nyt også.

Bestyrelsens afgang som følge af nedstemt årsberetning.

Nedstemning af årsberetningen er en hård og utvetydig kritik af bestyrelsens forretningsførelse i det forgangne år, og vil normalt være ensbetydende med formandens og hele bestyrelsens øjeblikkelige afgang.
Derfor skal der straks vælges ny formand og bestyrelse. De oprindelige bestyrelsesmedlemmer og formanden kan genopstille individuelt.

Hvis det ikke kan praktiseres at indsætte en ny bestyrelse, skal dirigenten afslutte generalforsamlingen, og de fremmødte medlemmer skal udpege to medlemmer fra deres midte som foreningens kuratorer og ansvarlige for, at en ny generalforsamling hurtigst muligt indkaldes til afholdelse senest 2 uger efter d.d., og med det primære formål at indsætte en ny bestyrelse.
I den mellemliggende periode tegner kuratorerne foreningen; men kan ikke disponere foreningens midler ud over indfrielse af tidligere pådragne legale forpligtelser.